Arbeitgeber sollten alle berufsbezogenen Unterlagen wie Einstellungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen und Stellenbeschreibungen in der allgemeinen Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahren. … Der Americans with Disabilities Act (ADA) verbietet es Arbeitgebern, medizinische Informationen in die allgemeine Personalakte eines Mitarbeiters aufzunehmen.
Welche Unterlagen gehören in die Personalakte eines Mitarbeiters?
Was in einer Personalakte aufzubewahren ist
- Stellenbeschreibung für die Position.
- Bewerbung und/oder Lebenslauf.
- Stellenangebot.
- IRS-Formular W-4 (die Quellensteuerbescheinigung des Arbeitnehmers)
- Quittung oder unterschriebene Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs.
- Leistungsbewertungen.
- Formulare zu Leistungen an Arbeitnehmer.
Welche Unterlagen gehören nicht in die Personalakte?
Beispiele für Posten, die nicht in die Personalakte aufgenommen werden sollten, sind:
- Bewerbungsunterlagen (mit Ausnahme der Bewerbung und des Lebenslaufs)
- Transaktionsdokumente für die monatliche Anwesenheit.
- Whistleblower-Beschwerden, Notizen aus informellen Untersuchungen von Diskriminierungsbeschwerden, Ombudsleute oder Campus-Klima.
Was wird in einer Personalakte aufbewahrt?
Personalakten enth alten in der Regel Dokumente, die der Mitarbeiter bereits eingesehen hat und ihm daher bekannt sindmit ihrem Inh alt. Dazu gehören Dokumente wie Bewerbungen, Leistungsbeurteilungen, Anerkennungsschreiben, Ausbildungsnachweise und Formulare, die sich auf Versetzungen und Beförderungen beziehen.
Sollen Gesprächsnotizen in der Personalakte aufbewahrt werden?
Während Vorstellungsgesprächen machen Sie (oder der Personalchef) wahrscheinlich Notizen über den Kandidaten. … Da sich diese Notizen auf Ihre Einstellungsentscheidung beziehen, müssen sie gemäß den Vorgaben der Kommission für Chancengleichheit mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. Allerdings sie müssen nicht in einer Personalakte geführt werden.
